Kanzlei-Handbuch für Mitarbeiter

Kanzlei Handbuch für BURGGRAF Mitarbeiter

Willkommen im Mitarbeiter Handbuch!

Herzlich Willkommen im Team der Burggraf Steuerberatungsgesellschaft!

Zur erfolgreichen Ausübung Ihrer Tätigkeit erhalten Sie von uns das vorliegende Handbuch als Nachschlagewerk und Ideengeber für die tägliche Arbeit. Dieses Handbuch enthält das gesamte Know-how, das Sie als Teammitglied benötigen.

Wir freuen uns auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit!

Ihr Team der Burggraf Steuerberatungsgesellschaft

Das gesamte Mitarbeiter-Handbuch ist Bestandteil des Know-How der Burggraf Steuerberatungsgesellschaft. Es ist streng vertraulich zu behandeln.

1. Unser Selbstbild

Zuverlässigkeit

  • Wir halten unsere Zusagen gegenüber unseren Mandanten jederzeit ein.
  • Wir halten Terminzusagen gegenüber unseren Mandanten jederzeit ein.
  • Unsere Mandanten erhalten keine Mahnungen für nicht abgegebene Steuererklärungen oder nicht übermittelte Finanzbuchführungen vom Finanzamt.
  • Unsere Mandanten erhalten keine Schätzbescheide.
  • Unsere Mandanten zahlen keine Verspätungszuschläge.

Lernbereitschaft

Fachwissen ist das, was uns von anderen Beratern unterscheidet. Wir müssen uns an die immer schneller werdende Weiterentwicklung der Technik aber auch des Steuerrechts anpassen. 

Unter Lernbereitschaft verstehen wir die Beschäftigung mit Fachliteratur auch neben der Arbeitszeit. 

Unter Lernbereitschaft verstehen wir den Besuch von Weiterbildungsveranstaltungen. Jeder Kollege muss mindestens 3 Weiterbildungsveranstaltungen besuchen. Das ist das Minimum. Mehr ist gerne gesehen. 

Teamfähigkeit

Achten Sie auf Ihre Kollgen. Seien Sie hilfsbereit. Haben Sie ein Auge auf die Belastung Ihres Teams. Denken Sie mit und für Ihre Kollegen. Wenn Sie erkennen, dass ein Kollege mit seiner Arbeit nicht zurecht kommt, weil z.B. die Mandanten die Unterlagen zu spät bereit gestellt haben, dann helfen Sie dem Kollegen (m/w/d), damit auch der Kollege (m/w/d) rechtzeitig in Feierabend gehen kann. 

Denken aus Mandantensicht

Wir versuchen uns in den Mandanten hinzuversetzen.

❔ Was ist für den Mandanten wichtig?

❔ Was erwartet er von uns in genau diesem Moment?

❔ Was möchten wir von unserem Steuerberater haben, wenn wir der Mandant wären?

❕ Don`t make me think! Zwing mich nicht zum Nachdenken! Das ist nicht nur irgendein Slogan. Wir handeln genauso. Wenn ein Mandant ein Schreiben von uns nicht versteht, dann liegt es an uns. Dann war es zu kompliziert geschrieben oder missverständlich. 

Professionalität

Der Begriff Professionalität leitet sich aus dem lateinischen Wort “professio” ab, was mit Bekenntnis, Gewerbe, Beruf übersetzt werden kann. 

Professionelles Handeln ergibt sich aus der Summe

1. vorhandener Spezialqualifikationen,

2. fundiertes Sonderwissen, die über allgemeine Grundkenntnisse hinausgehen,

3. tiefe, innere Bindung an den Beruf und den Mandant, für den wir arbeiten dürfen,

4. einer ergebnisorientierten Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Mandanten und den Kollegen,

5. einem gezielten auf das gewünschte Ergebnis ausgerichtetem Handeln 

6. stetige Weiterbildung und 

7. einem regelmäßigen Üben des Erlernten

Wir denken wie SIE! Unternehmerisch!

Wir versetzen uns in die Lage unserer Mandanten versuchen mit dem Unternehmer in seinem Unternehmen zu denken. Was hilft ihm? Was können wir aus unserer großen Erfahrung beisteuern, um unseren Mandanten mehr Erfolg zu bringen? Wir machen nicht nur Buchhaltung, wir bieten Lösungen und schaffen Geschäftschance.

Wir hören zu!

Das ist der wichtigste Grundsatz unserer Arbeit. Wir hören zu! Nur wenn wir zuhören und nicht selbst reden, dann können wir erkennen, was unser Mandant benötigt. 

Wer selbst redet, der hört nur das was er schon weiß. Wer zuhört kann Neues lernen!

Die Erwartungen der Mandanten jederzeit übertreffen

Wir bemühen uns die Erwartungen unserer Mandanten an unsere Betreuung jeden Tag zu übertreffen und jeden Tag ein bißchen besser zu werden. Das ist kein Sprint, sondern ein Marathon. 

Wir können Kompliziertes einfach (!) erklären

Steuerrecht kann kompliziert sein. Wenn unsere Mandanten Steuerrecht hätten lernen wollen, dann wären sie Steuerfachangestellte, Steuerfachwirt oder Steuerberater geworden. Unsere Mandanten haben sich aber für einen anderen Weg entschieden. Unsere Aufgabe ist es Steuerrecht EINFACH zu machen. Lassen Sie uns Steuerrecht so erklären, wie wir es einem 6-jährigen Kind erklären würden. Wer Steuerrecht beherrscht, der kann komplizierte Sachverhalte einfach erklären. 

Wir sind die UNTERNEHMERBerater unter den Beratern

Wir verstehen uns nicht als Buchhaltungsbüro oder als Lohnabrechnungsstelle. Wir haben viele Jahre Berufserfahrung. Diese wollen wir einsetzen und unsere Mandanten aktiv beraten. Sprechen Sie mit uns zusammen unsere Mandanten aktiv an. Lassen Sie uns unsere Mandanten zusammen anrufen oder anschreiben. Lassen Sie uns zusammen Lösungen für Probleme unserer Mandanten entwicklen, bevor diese das Problem überhaupt erkennen. 

Wir verkaufen unseren Mandanten nicht nur igendeine Dienstleistung. Wir bieten die Lösung gegen den Papierwust an, wir analysieren die betriebswirtschaftlichen Auswertungen und rufen die Mandante an um Hinweise oder auch Warnungen zu geben. 

Wir verkaufen unseren Kunden keine Bohrmaschine sondern das Loch in der Wand!

Wir gehen AKTIV auf unsere Mandanten zu. 

Was wir anbieten!

  1. Lohnbuchhaltung 
  2. Finanzbuchhaltung 
  3. Steuererklärungen privat / betrieblich 
  4. Jahresabschusserstellung (EÜR / Bilanz)
  5. Steuerrechtliche Beratung 
  6. Betriebswirtschaftliche Beratung

Was wir nicht anbieten!

  1. Zahlungsabwicklungen 
  2. Betreuung von Gastronomie und Hotellerie
  3. Betreuung der öffentlichen Hand
  4. Betreuung von Reisebüros und Reiseveranstaltern 

Unsere Kernkompetenz besteht in der Betreuung von Kapitalgesellschaften und deren Gesellschafter. Wir beherrschen die Bilanzierung und die Gestaltung rund um die GmbH / AG. 

Wir konzentrieren uns daher darauf neue Mandate in der Rechtsform der Kapitalgesellschaft anzunehmen, damit wir unsere Kernkompetenz bestmöglichst zum Einsatz bringen können. 

Daneben beherrschen wir folgende Themen: Gesundheitswesen, Erben und Schenken, Testamentsvollstreckung und internationales Steuerrecht. 

Unser Logo symbolisiert einen Kreis, der sich aus vielen einzelnen Elementen zu einem Ganzen verbindet. Der Kreis wird erst durch das Zusammenwirken aller einzelnen Bestandteile komplett. Das soll die Bedeutung und Wichtigkeit jedes einzelnen Elements unserer Unternehmensgruppe verdeutlichen. Jeder Kollege (m/w/d) und jeder Standort ist elementarer Bestandteil des Ganzen. 

eingetragene Marke …..®

 burggraf logo

 

Richtlinien zur Verwendung des Logos

Das Design des Logos darf nicht verändert werden. Das Logo muss immer vollständig verwendet werden und klar zu erkennen sein.

 Das ist nicht erlaubt:

✘ Veränderung des Logos oder Überdeckung eines Teils davon,

✘ Änderung des Seitenverhältnisses sowie der Anordnung der Buchstaben und anderer Bestandteile,

✘ Verbreitern, Verengen, Verzerren oder separate Verwendung einzelner Bestandteile des Logos,

✘ Verändern der Farbe oder Hinzufügen von Effekten wie Schlagschatten, Glanz usw.,

✘ Verwenden einer anderen Schriftart im Logo,

✘ gedrehte oder gespiegelte Darstellung, zum Beispiel vertikal, horizontal oder diagonal.

Wir haben unserer Kanzlei ein klares Ziel gesetzt. Dieses unterteilt sich in ein 10-Jahresziel, ein 3-Jahresziel und ein 1-Jahresziel.

Damit wir das 10-Jahresziel erreichen können, müssen wir die entsprechenden Zwischenstufen erreichen. 

10-Jahresziel (bis 2032):

Wir steigern den Umsatz auf 5,0 Millionen Euro. 

Wir arbeiten mit insgesamt 50 Kollegen (m/w/d) für unsere Mandanten.

3-Jahresziel (bis 2025):

Wir steigern den Umsatz auf 2,8 Millionen Euro.

Wir haben 20 Mandanten mit einem Umsatz > 4 Millionen Euro gewonnen.

Wir beschäftigen zwei angestellte Steuerberater (m/w/d).

Wir beschäftigen einen Rechtsanwalt.

Wir haben 300 Nutzer für die Dienstleistung Vertragscontrolling. 

1-Jahresziel (bis 12/2023):

Wir gewinnen 5 neue Mandanten aus unserer Zielgruppe.

Wir beschäftigen einen Mitarbeiter (m/w/d) in der Abteilung Erben und Schenken.

Wir stellen zum 1.9.2023 zwei neue Auszubildende (ein. 

Wir stellen zwei weitere Kollegen (m/w/d) in der Abteilung Fibu ein.

Wir stellen einen Mitarbeiter (m/w/d) im Bereich Marketing ein. 

Wir haben 100 Nutzer für die Dienstleistung Vertragscontrolling. 

2. Allgemeine Richtlinien

2.1 Azubirunden

In der Kanzlei werden über alle Standorte einheitlich Azubirunden geführt. Die Auszubildenden haben dabei eine Teilnahmepflicht. Die Azubirunde wird als Arbeitszeit / Aus- und Weiterbildung erfasst. 

2.2 Führung des Ausbildungsnachweises

Die Auszubildenden zum Steuerfachangestellten (m/w/d) führen den Ausbildungsnachweis in digitaler Form. Unter dem Mandat 200 (Burggraf Steuerberatungsgesellschaft mbH) wird unter Procheck für jeden Auszubildenden eine Ausbildungscheckliste angelegt. Diese ist vom Auszubildenden wöchentlich zu führen. Die Führung des Ausbildungsnachweises wird vom jeweiligen Teamleiter kontrolliert. Der digitale Ausbildungsnachweis muss am Ende der Ausbildung vor Beginn der schriftlichen Prüfungen vollständig abgearbeitet sein. 

2.3 Befreiung von der Berufsschule

Auszubildende können sich in Ausnahmefällen (Hochzeit, Beerdigungen etc.) von der Berufsschule befreien lassen. Bei der Beantragung der Befreiung von der Berufsschule sind die Regelungen der Berufsschule (z.B. Vorlaufzeit) zu beachten. Vor der Beantragung bei der Berufsschule ist der Ausbilder im Unternehmen schriftlich (per mail) zu informieren und die Genehmigung einzuholen. Die Genehmigung kann in besonderen Fällen verweigert werden (z.B. schlechte schulische Leistungen). 

3.1 Clean desk

Am Ende des Arbeitstages ist der Arbeitsplatz (Schreibtisch) aufzuräumen und eventuelle zu bearbeitende Unterlagen in den dafür vorgesehenen Schränken zu verstauen. Fehldrucke sind jeden Tag in der Datentonne zu entsorgen. Fehldrucke dürfen nicht als Konzeptpapier verwendet werden. 

3.2 Raucherpausen

Die Raucherpause stellt keine Arbeitszeit dar. Die Zeiterfassung ist zu Beginn der Raucherpause zu unterbrechen und nach Beendigung der Raucherpause wieder zu starten. 
 

3.3  Information bei Arbeitsverhinderung / Krankheit

 Bei Arbeitsverhinderung durch Erkrankung ist folgende Meldekette einzuhalten:

  1. Krankmeldung in Pointchamp durch den Mitarbeiter
  2. Mail von Mitarbeiter an Teamleiter und Assistenz (alle mittels info@, da haben alle Zugriff drauf)
  3. Mail von Assistenz an alle Mitarbeiter und cc alle Geschäftsführer
  4. Check auf wichtige bereits eingegangen Emails kranker Mitarbeiter und Einrichtung Email-Weiterleitung an Vertretung durch Teamassistenz

Verwendung von E-Mail-Signaturen

Unter Laufwerk G / 02 Standot Bayern  / 03 E-Mail-Signaturen Bayern sind für jeden Mitarbeiter die relevanten E-Mail-Signaturen abgelegt. Diese können in die Signaturvorlagen kopiert werden. 

Hierzu öffnen Sie eine E-Mail, danach aktivieren Sie Einfügen und danach Signatur und danach wählen Sie Signaturen aus. Dann aktivieren Sie den Button Neu , benennen die Signatur und kopieren diese aus der Signaturvorlage unter G und fügen diese dann ein. Abschließend speichern nicht vergessen. 

Diese Signaturvorlagen sind bei den Abwesenheitsnotizen für die automatischen E-Mailantworten zu verwenden. 

Zeiterfassung bei Krankheit

Ganzer Tag krank

Bei ganztägiger krankheitsbedingter Abwesenheit ist ab dem ersten Tag eine Krankmeldung vorzulegen. Die Zeiterfassung in Pointchamp füllt automatisch die Soll-Arbeitszeit auf und schreibt diese dem Arbeitszeitkonto zu. 

Nicht ganzer Tag krank

Bei einem unterbrochenen Arbeitstag, z.B. Arbeitsbeginn 8:30 Uhr, Arbeitsunfähigkeit ab 10:30, erfolgt die Krankmeldung über Pointchamp. Für angebrochene Arbeitstage darf vom behandelnden Arzt keine AU ausgestellt werden. Die Fehlzeit wird vom Arbeitgeber übernommen. Die Fehlzeit ist bis zum Erreichen der Sollzeit durch den Kollegen / die Kollegin aufzufüllen.

3.4 Remote arbeiten

Voraussetzungen:

  1. Das Arbeiten aus dem Home-Office muss aufgabentechnisch möglich sein (z.B. die Assistenz entfällt).
  2. Ein festgelegter Arbeitstag muss im Büro verbracht werden (Post, Ausdrucke, Abteilungsbesprechung, Weiterbildung).
  3. Im Home-Office gelten feste Arbeitszeiten (wichtig für die Erreichbarkeit durch Kollegen und Mandanten).
  4. Unterzeichnung der betriebsinternen Home-Office-Vereinbarung.
  5. Verschwiegenheitserklärung durch haushaltszugehörige Personen.
  6. Anwendung der Zweifaktor-Identifizierung

Hardware:

  1. Die Hardware wird durch die Kanzlei gestellt. 

Clean-Desk:

Auch im Home-Office sind eventuelle Arbeitspapiere nach Arbeitsende sicher zu verwahren. Der Heimarbeitsplatz ist entsprechend aufzuräumen und eventuelle Dokumente sind vor Einsichtnahme sicher geschützt zu verwahren.

Arbeiten aus dem Ausland:

Remote arbeiten aus dem Ausland ist derzeit nicht vorgesehen. Dies begründet sich mit den Problemen den Datenschutz im Ausland überprüfbar sicherzustellen.

Remote arbeiten für Auszubildende:

Auszubildende sind von der Anwendung Remote zu arbeiten derzeit ausgenommen. Die Ausbildung findet in der Kanzlei statt. 

3.5 Mobiltelefon am Arbeitsplatz

Private Mobiltelefone am Arbeitsplatz sind nicht erlaubt. Diese Mobiltelefone sind in der Schublade oder in der Handtasche auf mindestens lautlos oder ausgeschaltet aufzubewahren. 

Mitarbeiter (m/w/d), die erreichbar sein müssen, wie z.B. Mütter mit Kinder in der Krippe oder Schule, Mitglieder der freiwilligen Feuerwehr oder Mitarbeiter mit zu pflegenden Angehörigen sind davon ausgenommen. 

Die Nutzung von privaten Mobiltelefonen zur Kommunikation mit Mandanten ist nicht erlaubt. 

3.6 Passwortrichtlinie

Bildung von Kennwörtern

Für die Bildung der Kennwörter gelten folgende Regeln:

  • Maximales Kennwortalter: 120 Tage
  • Minimale Kennwortlänge: 12 Zeichen
  • Kennwort muss enthalten: 1 Großbuchstabe, 1 Kleinbuchstabe, 1 Zahl, 1 Sonderzeichen (mindestens 3 dieser Anforderungen müssen erfüllt sein)
  • Affinität (nicht der eigene Name/nicht der Name der Kanzlei)

 Änderung von Kennwörtern

Die Passwörter zur individuellen Anmeldung sind automatisch alle drei Monate zur Änderung vorgesehen.

Programmseitig wird eine Frist von 7 Tagen gewährt. 

Die neuen Passwörter sind per mail an die Assistenz des jeweiligen Standorts zu senden. Bei urlaubsbedingter Abwesenheit an die Assistenz des anderen Standortes. 

Vor Antritt eines 7 Tage überschreitenden Erholungsurlaubs ist das Passwort zusätzlich zu ändern und an die Assistenz per mail zu senden. 

 3.7 Private Internet- / E-Mail-Nutzung

Die Nutzung der betrieblichen E-Mail-Adresse für private Zwecke oder des betrieblichen Internetzugangs für private Zwecke ist nicht gestattet. 

3.8 Datenschutz

Einmal jährlich findet eine Schulung durch den DSB statt. Das ist eine Pflichtveranstlatung für alle KollegInnen. 

Ein Datenleck, das heißt das fehlerhafte Versenden von personenbezogenen Daten an einen falschen Adressaten, ist der Kanzleileitung unverzüglich zu melden. Der Datenschutzbeauftragte (DSB) ist durch die Kanzleileitung sofort zu informieren. Die Meldung an das Landesamt für Datenschutzaufsicht hat durch den DSB innerhalb von 72 h zu erfolgen. 

Datenschutzberauftragter:

Herr Christian Harenberg

Ammerseestraße 111

82061 Neuried

Tel. 0172 – 8938393

E-Mail: post@har-con.de

3.9 Firmeneigentum

Das zur Nutzung überlassene Firmeneigentum ist pfleglich zu behandeln. Beschädigungen sind unverzüglich dem zuständigen Standortleiter zu melden. 

3.10 Allgemeine Ordnung

Im Sinne der Kollegialität achten alle Kollegen auf ein sauberes und aufgeräumtes Büro. Der durch die Kollegen zu organisierende Küchendienst sorgt am Abend vor Verlassen der Kanzlei für eine aufgeräumte Küche. Der Müll ist entsprechend zu entsorgen. In unserer Kanzlei liegen keine leeren Kartons an den Arbeitsplätzen herum. Ausgetauschte Druckerpatronen werden sofort in die dafür vorgesehene Entsorgungsbox gebracht. 

3.11 Betriebliche Verbesserungsvorschläge

Verbesserungsvorschläge sind uns herzlich willkommen. 

Verbesserungsvorschläge sind in Stichworten formuliert beim Teamleiter einzureichen. Der Teamleiter stellt den Verbesserungsvorschlag im nächsten Führungsteammeeting vor. 

Das Führungsteam, bestehend aus Partnern und Kollegen, bewertet den Verbesserungsvorschlag.

Kann der Vorschlag umgesetzt werden, dann erhält der Vorschlagende eine Prämie in Höhe von 50% des Einsparpotentials eines Jahres als Gratifikation. 

3.12 Verschwiegenheit

Allgemeine Regeln

Es gelten generell die Regelungen zur Verschwiegenheit laut Arbeitsvertrag. 

3.13 Konsum von Alkohol und Drogen

Der Konsum von Alkohol und Drogen am Arbeitsplatz oder im Kanzleigebäude ist nicht gestattet. 

Ungeachtet des Inkrafttretens des CanG (Cannabisgesetz) am 1.4.2024 und der damit verbundenen Freigabe des Cannbiskonsums ist der Konsum von Cannabis in den Kanzleiräumen und während der Arbeitszeit untersagt. 

Davon ausgenommen ist der Sekt zum Geburtstag oder zur Begrüßung neuer KollegInnen. 

4.1 Pausenregelung

Lt. § 4 ArbZG ist ab einer Arbeitszeit von täglich 6h eine Ruhepause von 30 Minuten einzuhalten. Ab 9 Stunden ist eine Ruhepause von 45 Minuten einzuhalten.

Die Regelung über die Ruhepausen ist eine zwingende und sogar bußgeldbewährte Arbeitsschutznorm, die nicht durch Einzel- oder Tarifvereinbarung abdingbar ist.

Wenn generell an einem Tag nur 6 Stunden zu arbeiten sind, sei es für die Vollzeitkräfte z.B. an einem Freitag oder auch bei Teilzeitkräften die täglich 6 Stunden arbeiten, ist eine unvorhergesehene Mehrarbeit ohne vorherige Pause von 15 Minuten unproblematisch. Die absolute Obergrenze, ohne Pause, sehen wir bis 30 Minuten.

Während der Pausenzeit ist die Zeiterfassung zu stoppen.

Wurde die Pause nicht erfasst, dann wird durch die Personalabteilung automatisch die erfasste Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt.

Abweichungen von der Pausenregelung aufgrund erhöhten Arbeitsanfalls sind vom TL zu genehmigen. 

Jede Pauseneinheit darf 15 Minuten nicht unterschreiten. 

4.2 Arbeitszeit und Servicezeit

Als Dienstleister wollen wir für unsere Mandanten verlässlich erreichbar sein. Wir haben daher Kernzeiten definiert, die zwingend einzuhalten sind. Individuelle Abweichungen, z.B. für pflegende Angehörige oder fest terminierte Weiterbildungen, sind natürlich möglich und sind mit dem Standortleiter zu vereinbaren.

4.3 Zeiterfassung

Die Erfassung der täglichen Arbeitszeit erfolgt über das Programm Pointchamp.  

Die tägliche Arbeitszeit beginnt mit Betreten und endet mit Verlassen der Kanzleiräume. 

Zu Beginn und am Ende der Mittagspause ist die Zeiterfassung in Pointchamp entsprechend zu aktivieren.

Wurde die Pause nicht erfasst, dann wird durch Pointchamp automatisch die erfasste Arbeitszeit um 30 Minuten gekürzt. 

Die auftragsbezogene Arbeitszeit ist im Kontrollzentrum zu erfassen und täglich zu verarbeiten. 

4.6 Sonderurlaub

Sonderurlaub wegen Versterben naher Angehöriger

Bei Tod von Eltern, Ehegatten / eingetragenen LebenspartnerInnen, Geschwistern oder Kindern werden für den Tag der Beerdigung und danach zwei Tage Sonderurlaub gewährt. 

Sonderurlaub wegen Umzug

Für den Tag des Umzugs wird ein Tag Sonderurlaub gewährt.

Sonderurlaub für Berufsexamen 

Für die Tage der schriftlichen und mündlichen Prüfung wird Sonderurlaub gewährt. 

4.7 Arbeitszeitregelung Heiligabend und Silvester

4.8 Reisekostenabrechnung

Dienstreisen sind nach Absprache mit der Geschäftsführung vorzunehmen. 

Bei Dienstreisen mit der Deutsche Bundesbahn wird die 2. Klasse gebucht.

Die Reisekostenabrechnung ist gemäß Dokument Nr. 214354 unter der Mandantennummer 200 zu erstellen. 

Die Betriebsvereinbarungen gelten für jede rechtliche Einheit der BURGGRAF-Gruppe individuell. Diese sind jeweils bei den Sekretariaten einzusehen. 

Burggraf Bayern: # 212967

Burggraf Sachsen:

Burggraf Thüringen: 

Burggraf Sachsen-Anhalt:

3. Aufzeichnungen von Besprechungen